الرسالة الهاتفية هي رسالة قصيرة ولكنها مهمة يتم إرسالها عبر الهاتف. وبالتالي ، في أغلب الأحيان يبلغون عن عقد الاجتماعات والجلسات والاجتماعات. قد تحتوي الرسالة الهاتفية أيضًا على أمر عاجل من الرأس. الرسائل الهاتفية واردة ، وتستقبلها ، وصادرة ، تقوم بإرسالها. كلا النوعين لهما تصميم مماثل.
تعليمات
الخطوة 1
في الزاوية العلوية اليسرى من الورقة ، ضع الاسم الكامل لمنظمتك ، وإذا لزم الأمر ، اسم الوحدة الهيكلية ، على سبيل المثال ، "إدارة مدينة N." ووزارة التربية والتعليم.
الخطوة 2
في الزاوية اليمنى العليا ، اكتب مستلم الرسالة الهاتفية. اذكر المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص: "مدير المدرسة رقم 37 إيفانوف الثاني". إذا كان هناك عدة متلقين ، فليس من الضروري الإشارة إلى الألقاب: "مديرو المدارس في مدينة N.". أرفق قائمة كاملة بالمؤسسات التي تم إرسالها إليها برسالة الهاتف.
الخطوه 3
سطرين أدناه ، ضع كلمة "Telephonogram" ورقمها التسلسلي. لرسالة هاتفية صادرة ، يرجى الإشارة إلى تاريخ تجميعها أدناه.
الخطوة 4
ثم يتبع النص الفعلي للرسالة الهاتفية: "في 22 فبراير ، الساعة 17.00 ، سيعقد اجتماع في إدارة التعليم حول تحسين أنشطة مدارس المدينة. إن حضور مديري المدارس إلزامي تمامًا ". عند إعداد نص رسالة هاتفية ، تجنب الكلمات والعبارات التي يصعب فهمها عن طريق الأذن والتي يصعب نطقها. تذكر أن الرسالة يجب أن تكون مفيدة وقصيرة - لا تزيد عن 50 كلمة.
الخطوة الخامسة
عند إرسال رسالة هاتفية ، نطق الكلمات بوضوح ، لا سيما العناوين والألقاب والأسماء وأسماء عائلات الأشخاص وأسماء الشوارع وتواريخ وأوقات الأحداث في النهاية ، تأكد من قراءة النص مرة أخرى وتأكد من أن المحاور الخاص بك كتب كل شيء بشكل صحيح. استمع جيدًا عند تلقي رسالة عبر الهاتف. إذا كان لديك أي أسئلة ، وضحها على الفور.
الخطوة 6
يوجد تحت النص الرئيسي المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الرئيس الذي وقع الرسالة الهاتفية: "رئيس إدارة التعليم بيتروف ب." يجب أن يحتوي المستند الصادر أيضًا على توقيعه الشخصي.
الخطوة 7
في الجزء السفلي من الصفحة ، أدخل معلومات حول الموظفين الذين تعاملوا مع الرسالة الهاتفية. عادةً ما يتم وضع اسم الشخص الذي أرسل الرسالة ولقبه وأحرفه الأولى من الاسم ، ورقم هاتف مكتبه ، بالإضافة إلى تاريخ ووقت الإرسال على اليسار. على اليمين توجد معلومات عن الشخص الذي قبل الوثيقة: المنصب ، واللقب والأحرف الأولى ، ورقم الهاتف ، وتاريخ ووقت القبول.
الخطوة 8
يتم وضع رسالة هاتفية صادرة في نسخة واحدة وتخزينها في مجلد خاص. من الأفضل أن يكون لديك رسالة واردة من نسختين: تعطي الأولى للمدير لمزيد من العمل ، والثانية تضعها في مجلد لحفظها.
