تعد بطاقات المعلومات اختراعًا قديمًا ، وبدون ذلك يستحيل عمليا كتابة كتاب أو إجراء بحث علمي اليوم مفتاح العمل الإبداعي الفعال هو المعلومات المنظمة بشكل جيد. مع ظهور الوسائل الإلكترونية لتخزين المعلومات ومعالجتها ، ظهرت فرص جديدة لتجميع فهرس البطاقة الشخصية والحفاظ عليه ، لكن المبادئ العامة لتنظيم المعلومات لم تتغير.
تعليمات
الخطوة 1
حدد شكل تخزين المعلومات المناسب لك. يمكن أن تكون وحدة التخزين عبارة عن قصاصات من الصحف أو المجلات ، أو بطاقة خاصة ، أو ورقة ، أو دفتر ملاحظات ، أو مجلة ، أو موجز ، أو ملف نصي. يمكن أن يكون التنفيذ المادي لخزانة الملفات مختلفًا: مجلد للأوراق ، ودفتر ملاحظات ، ودرج للبطاقات ، ومجموعة من المجلدات والملفات الإلكترونية.
الخطوة 2
أحد المتطلبات الأساسية للبطاقة هو سهولة إدراك النص. يمكن الاحتفاظ بالملاحظات الموجودة على البطاقات بخط يدوي أنيق ، أو كتابتها ، أو كتابتها على لوحة مفاتيح الكمبيوتر ، ثم طباعتها أو حفظها في ملف.
الخطوه 3
بالنسبة لخزانة الملفات ، المصنوعة على شكل مجلدات ، والتي تخزن المواد المعاد طباعتها أو المقطوعة ، قم بعمل رف خاص أو استخدم عدة أرفف جدارية. يجب أن يحتوي كل مجلد على مواد تتعلق بموضوع معين ، ويجب الإشارة إلى الموضوع على الجانب الأمامي للمجلد وعلى ظهره. يجب أن توفر خزانة الملفات هذه القدرة على العثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها.
الخطوة 4
إذا كنت تنوي استخدام بطاقات المكتبة القياسية ، فقم بعمل صندوق خاص يناسب البطاقات. مع تراكم المواد ونمو صندوق المعلومات ، قد تحتاج إلى إنشاء خزانة خاصة ، مثل تلك المصنوعة لفهارس المكتبات. ميزة هذا النوع من خزانة الملفات هي سهولة الاستخدام والوصول إلى المعلومات. العيب هو قلة المعلومات التي يمكن وضعها على البطاقة.
الخطوة الخامسة
نص على إنشاء نوع من المجمع الأولي. في هذه الحالة ، أي معلومات تريدها تذهب إلى محرك الأقراص دون تصنيف أولي. قم بمراجعة محرك الأقراص بشكل دوري ، وراجع المواد ووضعها في مجلدات مواضيعية. إذا كان يجب وضع المعلومات في مجلدات ذات مواضيع مختلفة ، فقم بعمل نسخة منها.
الخطوة 6
ضع في اعتبارك خيارًا آخر للاحتفاظ بخزانة الملفات (بدون تراكم مسبق). في هذه الحالة ، يتم لصق القصاصات في دفتر الملاحظات بمجرد تحديدها. تتلقى كل بطاقة رقمين: رقم المفكرة والرقم التسلسلي للرسالة الإعلامية في المفكرة. في موازاة ذلك ، يتم تشكيل أداة التشحيم ؛ اكتب أرقام البطاقات وموضوعاتها فيها. قم بتخزين المواد المطبوعة الكبيرة في مجلدات منفصلة ، واكتب فقط رسالة قصيرة ورابطًا للمجلد المقابل في دفتر ملاحظات.
الخطوة 7
يعد الاحتفاظ بخزانة الملفات الإلكترونية خاليًا من العديد من العيوب التي تعاني منها البطاقات الورقية. تتيح تقنيات الكمبيوتر إمكانية تكوين قاعدة بيانات على أسس مختلفة وهيكل المادة حسب الموضوع. الشرط الأساسي لصندوق المعلومات الإلكتروني هو إنشاء أرشيف مكرر ، والذي يجب نقله إلى وسائط قابلة للإزالة. في هذه الحالة ، يتم تقليل مخاطر فقدان المعلومات في حالة تلف القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر.
