لا تقوم المؤسسات الأرشيفية بتخزين المستندات فحسب ، بل توفر أيضًا للمواطنين إمكانية الوصول إلى المعلومات الأرشيفية. إحدى الطرق لتحقيق هذا الاحتمال هي الوصول إلى الوثائق الأرشيفية في غرف القراءة. دعونا نلقي نظرة فاحصة على من يمكنه زيارة غرف القراءة وكيفية عملها.
هناك حاجة إلى غرف القراءة في المحفوظات التاريخية للولاية حتى يتمكن الزوار من العمل مع المستندات. كقاعدة عامة ، يعمل الباحثون مع الوثائق لغرض كتابة الأوراق العلمية والمقالات والكتب ، وكذلك أولئك الذين يرسمون أشجار الأنساب.
للوصول إلى غرفة القراءة ، يجب أن تأتي إلى الأرشيف ببطاقة هوية (جواز سفر ، رخصة قيادة) ، وملء استمارة طلب واستمارة تشير إلى موضوع العمل. الآن ، في العديد من الأرشيفات ، يمكن القيام بذلك عن طريق البريد الإلكتروني ، وإرسال المستندات الممسوحة ضوئيًا ، وعند زيارة غرفة القراءة ، يجب عليك تقديمها في شكلها الأصلي.
أولئك الذين يبحثون عن أقارب ، والمعلومات اللازمة عنها خلال الـ 75 عامًا الماضية ، يحتاجون إلى وثائق تثبت القرابة معهم. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى معلومات حول الانضمام إلى كومسومول لجدك من جانب الأب ، فيجب أن يكون لديك وثائق والدك ووثائقك معك (شهادة الميلاد ، وجوازات السفر التي يمكنك من خلالها تتبع الاسم الأخير ، وكذلك شهادة الزواج للنساء). بالإضافة إلى ذلك ، يجب على موظف غرفة القراءة تعريف الزوار بقواعد العمل.
بعد الأعمال الورقية في غرفة القراءة ، يُعطى الزائر أدلة وأدوات مساعدة منهجية أخرى: القوائم ، وسجلات الجرد ، والفهارس ، والكتالوجات) ثم يكون المستخدم على دراية بقوائم جرد الأموال.
جرد المحفوظات هو دليل أرشيفية يحتوي على قائمة منهجية لوحدات التخزين في صندوق الأرشيف ، والتحصيل والمقصود منها المحاسبة والكشف عن المحتوى.
يقوم الزائر بإعداد طلب يشير فيه إلى الحالات المختارة. يتم وضع حدود لعدد القضايا من قبل الأرشيف وفقًا لقواعد العمل. لن يتمكن الباحث من استلام الملفات فورًا ولكن بعد الوقت المحدد أيضًا وفقًا لقواعد الأرشيف. عادة ما تكون الفترة الزمنية من يوم إلى ثلاثة أيام. الحقيقة هي أنه يتم تخزين آلاف المستندات في الأرشيفات ، ومن المستحيل ببساطة التقاطها بسرعة. يتم تخزين الحالات في أرشيفات كبيرة ، والتي قد تكون موجودة في مبان مختلفة ، إذا كان الأرشيف يحتوي على عدة مبانٍ. لذلك ، يستغرق العثور على الحالات وقتًا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الموظفين ، قبل إصدارهم ، الاطلاع على كل حالة على حدة وتسجيل وجود جميع المستندات. فقط بعد ذلك ستتمكن الحالات من الوصول إلى غرفة القراءة.
يجب أيضًا أن تكون مستعدًا لحقيقة أنه قد يتم إغلاق بعض المستندات للمستخدمين. هذا بسبب سرية بعض المعلومات (أسرار الدولة ، المعلومات الشخصية ، إلخ). يمكن فقط لموظفي الأرشيف الاطلاع على المستندات المقيدة. إذا احتاج الباحث إلى معلومات معينة من هذه المستندات ، فيمكنه طلب شهادة (استفسار اجتماعي - قانوني أو موضوعي) ، والتي سيتم تنفيذها في الإطار الزمني المحدد.
بالإضافة إلى ذلك ، في بعض الأحيان يمكن أن يعزى القيد إلى الحالة المادية السيئة للمستند.
بعد إصداره إلى غرفة المطالعة ، يحق للباحث التعامل مع المستندات وعمل مقتطفات منها. النسخ (التصوير ، المسح الضوئي ، التصوير) ، كقاعدة عامة ، هو خدمة مدفوعة الأجر.
بعد أن يقوم الباحث بالعمل اللازم ، يتم تسليم الملفات لموظف غرفة القراءة ، الذي يقوم بنقلها إلى مخزن الأرشيف. يتحقق أمناء الأرشيف من وجود المستندات وحالتها صفحة واحدة في كل مرة ، ثم يضعونها في مكانها.
تم وضع قواعد معينة حول ما يمكن وما يمكن فعله في غرفة القراءة. لذلك ، على سبيل المثال ، يُمنع منعًا باتًا إحضار الطعام إلى غرفة القراءة ، أو جلبه بملابس خارجية ، مع أكياس وحزم كبيرة.من الأفضل العمل مع المستندات بالقفازات - وبهذه الطريقة يمكنك إطالة أمد سلامتها وحماية نفسك من الغبار. الحقيقة هي أنه بعد التقليب بأصابعك ، تبقى آثار العرق الدهنية على الورقة على الأوراق ، مما يؤدي أيضًا إلى تدميرها. لا يمكنك ، بالطبع ، تمزيق الأوراق ، وتمزيقها من العلبة ، والكتابة عليها. بعد كل شيء ، كل وثيقة أرشيفية تحتوي على تاريخ. إنه فريد في نفسه. كلما طالت مدة حفظ المستندات ، كلما طالت مدة خدمتنا لمصلحتنا.
