في الوقت الحاضر ، عندما يكون للعديد من الشركات الروسية شركاء تجاريون في الخارج ، أصبح تبادل الوفود هو القاعدة. يساعد هذا في التعرف على الإنتاج في الموقع ، والتعرف شخصيًا على أولئك الذين يعملون معهم ، وتقييم الموقف وحل مشكلات العمل بسرعة. عند مقابلة أحد الوفود ، هناك بعض القضايا التنظيمية التي يجب مراعاتها.
تعليمات
الخطوة 1
في مرحلة الإعداد ، ناقش حجم التفويض ، مع الأخذ في الاعتبار أنه يتم حل مشكلات العمل بشكل أسرع ، كلما كان ذلك أصغر. أيضًا ، حدد التشكيلة الخاصة بجانبك بحيث يكون عدد المشاركين مساويًا تقريبًا لعدد أولئك الذين ستلتقي بهم. ناقش اللغة التي ستُجرى بها المفاوضات وقم بإعداد مترجم فوري حتى لو حضر الضيوف برفقتهم.
الخطوة 2
تعرف على القضايا المختصة لحل هذا العضو أو ذاك من الوفد ، لأنه في الغرب ، يتم التقيد بشدة بالتبعية. يجب عليك التوجه إلى أحد الضيوف للتأكد من أنه ، وفقًا لواجباته ، لديه الحق في تقديم المعلومات.
الخطوه 3
ناقش مسبقًا تلك القضايا التي ستحتاج إلى حل وقم بإعداد جميع المواد التي قد تكون مطلوبة. ناقش ما هي الوثائق التي سيتم التوقيع عليها بعد انتهاء المفاوضات. اتفق على جدول زمني - ما هو الوقت الذي سيبدأون فيه ، وكم سيستمرون ، ومتى سيكون هناك فترات راحة.
الخطوة 4
إذا كان الوفد بقيادة شخص مهم بدرجة كافية ، فأرسل الدعوة في أقرب وقت ممكن للتأكيد على الاحترام وزيادة احتمالية أن تتم الزيارة ولن يعقد هذا الشخص اجتماعات أخرى مجدولة خلال هذا الوقت.
الخطوة الخامسة
قم بإعداد غرفة اجتماعات منفصلة ومريحة ، وتأكد من توفير مكان مريح لكل مشارك في الاجتماع. قم بتخزين المشروبات الغازية والقهوة والبسكويت والأطباق الجميلة. لا تنسَ وضع منافض السجائر إذا كنت لا تمانع حتى يتمكن الحاضرون من إشعال سيجارة أثناء الاجتماع.
الخطوة 6
اتفق على ما إذا كان من الضروري تسجيل المفاوضات أم لا ، يجب إعطاء الموافقة من قبل الطرفين. تأكد من جلوس الضيوف في مواجهة الباب ، فهذه الحيلة النفسية ستجعلهم يشعرون بمزيد من الاسترخاء. وتأكد من عدم تشتيت انتباهك بالمكالمات الهاتفية أثناء الاجتماع.
الخطوة 7
الأفضل لفتاة جميلة ومبتسمة أن تلتقي بالوفد وتأخذه إلى مكان المفاوضات. يمكنها انتظار الضيوف في بهو المبنى حيث ستجرى المفاوضات. عندما يصل الضيوف إلى نقطة الاجتماع ، من الضروري تقديم كلا الوفدين على الفور لبعضهما البعض حتى يتمكن أولئك الذين يريدون الجلوس بجانبهم من القيام بذلك.
