تنتهي بعض الرسائل بشكل غامض لدرجة أن المرسل إليه في حيرة من أمره: يجب عليه إعادة قراءة النص لفهم الجوهر. نظرًا لضيق الوقت ، قد يرمي المستلم الرسالة بعيدًا أو يفعل شيئًا لإلهاء نفسه ولم يعد يتعمق في الموقف المذكور. تؤكد النهاية الواضحة والموجزة والمختصة على احترام القارئ وتساعد على الاستجابة السريعة لطلب أو طلب.
تعليمات
الخطوة 1
اذكر ما تريد قوله في ثلاث نقاط. قد يبدو أن الأفكار معروضة بوضوح ، لكن إدراك المعلومات يعتمد على حالة القارئ. لذلك ، أعد قراءة النص واكتب ثلاث أفكار رئيسية بشكل منفصل. يمكن أن تكون هذه حقائق وتواريخ وأسماء وما إلى ذلك. ليست هناك حاجة للعواطف هنا ، اكتب بإيجاز ، في بضع كلمات ، لأنك تحتاج فقط إلى تلخيص وتذكر النقاط الرئيسية.
الخطوة 2
اكتب ثلاثة إجراءات لمتلقي البريد الإلكتروني. يمكن أن تكون ردود أفعال الناس غير متوقعة. يبدو لك أنه من الممكن الرد بشكل لا لبس فيه على المعلومات المقدمة ، لكن الشخص يفعل ذلك اعتمادًا على العادات والنوايا الفردية. إذا لم تذكر بوضوح ما تتوقعه من القارئ ، فلن يفهم أو يقول إنه لم يفهم.
الخطوه 3
رتب القائمة من الخطوات السابقة بترتيب تنازلي حسب الأهمية. تشبه نهاية الخطاب أحيانًا الكلمة الأخيرة في جلسة المحكمة: يعتمد انطباع متلقي الرسالة والاستنتاجات والعواقب على ذلك. قم بإزالة العناصر التي يمكن حذفها من القائمة دون المساس بمعنى الرسالة. ضع القائمة المختصرة المتبقية في نهاية الرسالة حتى لا يفوت القارئ أي شيء.
الخطوة 4
حدد الإطار الزمني. إذا كنت تنتظر رد فعل على الرسالة ، فكن محددًا بشأن توقعاتك. يميل بعض الأشخاص إلى التأخير حتى النهاية ، لذا فإن تحديد وقت معين قد لا يكون ضروريًا.
الخطوة الخامسة
اترك تفاصيل الاتصال الخاصة بك. يجب أن يتمكن مراسلك من العثور على هاتفك بسرعة. توقع مثل هذه المواقف ، وفي حالة وجودها فقط ، قم بتضمين المعلومات الضرورية في الرسالة ، حتى لو كنت متأكدًا من أن المستلم يمتلكها.
الخطوة 6
كن مهذبًا ، قل شيئًا لطيفًا ، شكرًا لك على وقتك. سيتفاعل المرسل إليه برغبة أكبر ويتواصل بشكل أسرع إذا كانت الرسالة ترضيه أو تمنعه من التجارب غير السارة.
الخطوة 7
تأكد من توقيع الرسالة باسمك: هذا يخلق شعوراً بالتواصل الحقيقي. من المهم أن يركز الشخص على الإجابة ويتعامل معها بمسؤولية. كن قدوة يحتذى بها وسيعاملك الناس بنفس الطريقة.
