لدى أي اتحاد عام أو مهني هيئة حاكمة يجب عليها ، بالوتيرة المحددة في ميثاقها ، دعوة جميع الأطراف المعنية لعقد اجتماعات إعداد التقارير والانتخابات. الدخول إلى مثل هذه الاجتماعات مفتوح لجميع أعضاء مجتمع معين أو مندوبين من مجموعات من المشاركين ، وبالتالي ممارسة حقهم في المشاركة في أنشطتها.
تعليمات
الخطوة 1
فكر في جدول أعمال الاجتماع. وبما أن التقرير والانتخابات من القضايا المهمة ، فمن المتوقع أن تكون المشاركة في هذه الحالة قصوى. لذلك ، بالإضافة إلى هذه الموضوعات ، يمكنك تضمين قضايا أخرى ملحة في جدول الأعمال والتي ستناقشها مع أعضاء جمعيتك. حدد الوقت والمكان الذي سيعقد فيه اجتماع إعداد التقارير والانتخابات. يجب أن تكون الغرفة المزمع عقدها فيها عامة وواسعة بما يكفي لاستيعاب الجميع.
الخطوة 2
إخطار جميع الأطراف المعنية بشأن إعداد التقارير والاجتماع الانتخابي. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إرسال دعوات مع الإشارة إلى جدول الأعمال وتاريخ ومكان الاجتماع. انشر الإعلانات بهذه المعلومات في الأماكن التي يمكن أن يراها أكبر عدد من أعضاء الجمعية. ضع مثل هذا الإعلان في وسائل الإعلام والتلفزيون ، إذا لزم الأمر.
الخطوه 3
قم بالترتيب لبدء تسجيل الحضور قبل نصف ساعة من بدء الاجتماع. عيّن عددًا كافيًا من المسجلين بحيث تتاح لجميع القادمين ، في بداية الحدث ، الفرصة لإدخال بياناتهم الشخصية. عادةً ما يكون هذا هو اللقب والاسم والعائلة أو المنظمة أو وحدتها الهيكلية ، وعنوان مكان التسجيل أو الإقامة ، ومعلومات الاتصال.
الخطوة 4
انتخاب رئيس وسكرتير الاجتماع. يرجى ملاحظة أنه لا يمكن انتخاب رئيس الهيئة المنتخبة كرئيس للجمعية. إذا لزم الأمر ، إذا تم توفيره من خلال الوثائق القانونية ، فانتخب لجنة أوراق اعتماد ، والتي تتحقق من سلطات النواب ، إذا تم انتخابهم من مجموعات أعضاء الجمعية.
الخطوة الخامسة
يجب على السكرتير الاحتفاظ بالدقائق. تعكس في المحضر عدد المندوبين أو أعضاء الاتحاد الحاضرين في الاجتماع ، ومن تم انتخابه رئيسًا وسكرتيرًا ونتائج التصويت.
الخطوة 6
يقوم رئيس الهيئة المنتخبة بإعداد تقرير عن العمل المنجز. في البروتوكول ، تعكس إجمالي التصويت مع التقييم - سواء تم الاعتراف به على أنه مرض أم لا. يجب أن يستمع الاجتماع إلى مقترحات لتشكيل جديد للهيئة المنتخبة ، ومناقشة كل مرشح على حدة والتصويت عليه. سجل نتائج التصويت في المحضر.
الخطوة 7
بعد مناقشة جميع القضايا التي تم تحديدها في جدول الأعمال ، يجب على رئيس الاجتماع إغلاقها والتوقيع على محضر الاجتماع مع السكرتير.
