المراسلات التجارية عنصر لا غنى عنه في النشاط الإنتاجي لأي منظمة أو مؤسسة أو شركة. مثل أي إجراء آخر ، يتم تنظيمه. يتم فرض متطلبات معينة على محتوى وتصميم الخطاب الرسمي.
تعليمات
الخطوة 1
بادئ ذي بدء ، اقرأ GOST R 6.30-2003 ، الذي يصف بالتفصيل جميع متطلبات تصميم خطاب رسمي ، يتم تعيين أحجام الخطوط والهوامش.
الخطوة 2
اكتب الخطاب الرسمي على ترويسة المنظمة الخاصة بك. يجب أن يحتوي على الاسم الكامل والتفاصيل المصرفية والقانونية وأرقام الاتصال والعادية وعنوان البريد الإلكتروني.
الخطوه 3
في الزاوية اليمنى العليا ، حدد الاسم الأخير والاسم الأول واسم العائلة للمرسل إليه ومنصبه واسم المنظمة. اكتب العنوان البريدي المفصل للمؤسسة المستفيدة ، وتأكد من الإشارة إلى الفهرس.
الخطوة 4
في الحقل الأيسر العلوي ، يوجد عادةً مكان لرقم التسجيل الصادر لهذا الحرف وتاريخ تسجيله. يجب عليك أيضًا كتابة موضوع الرسالة هناك. يجب أن يشار إليه في شكل قصير ، في جملة واحدة. سيساعد تحديد الموضوع المرسل إليه على تحديد تنفيذ الخطاب بسرعة وتحديد من سيُعهد إليه بإعداد المواد الخاصة به والإجابة.
الخطوة الخامسة
أي خطاب ، حتى لو كان رسميًا ، يبدأ بتحية. من المستحسن أن يحتوي على الاسم الكامل واسم عائلته للمرسل إليه. ابدأ تحياتك بكلمة "عزيزي". اسم المرسل إليه واسم عائلته ، إذا لم تكن على دراية به شخصيًا ، فيمكنك دائمًا معرفة ذلك على الإنترنت أو عن طريق الاتصال بالشركة التي يعمل بها. لا تهمل هذا التافه ، لأنه من المهم بالنسبة لك منذ العبارة الأولى أن تكسب الشخص الذي تكتب باسمه الرسالة.
الخطوة 6
في الفقرة الأولى ، قبل تقديم المحتوى الرئيسي للرسالة ، قم بعمل مقدمة قصيرة - ذكّر المرسل إليه بالظروف السابقة ، وقدم إحصاءات أو معلومات أساسية أخرى ستكون ضرورية له لفهم جوهر رسالتك بشكل أفضل. يجب أن تبدأ الفقرة التمهيدية الأولى بالكلمات: "في نفس الوقت نرسل لك …" ، "وفقًا للاتفاقيات التي تم التوصل إليها …" أو "بسبب حقيقة أن …" ، إلخ.
