غالبًا ما يعمل الموظفون في أي مكتب وفي الإنتاج بأنواع مختلفة من المستندات ، لذا فإن القدرة على إعداد مستندات العمل الرسمية ضرورية للجميع. في الوقت نفسه ، هناك متطلبات عامة يجب الالتزام بها عند إعداد أي مستند - خطاب عمل ، أو أمر ، أو منصب ، أو تعليمات ، إلخ.
تعليمات
الخطوة 1
ابدأ في صياغة الوثيقة من خلال توضيح جدواها ومجموعة القضايا التي تحتاج إلى حل. سيساعدك هذا في تحديد نوع المستند وشكله ، والذي يحدد إلى حد كبير طبيعة وأسلوب عرض محتواه.
الخطوة 2
مراجعة القوانين واللوائح الحكومية والوكالات التي تحكم كيفية معالجة هذه القضايا. هذه مرحلة مهمة للغاية ، حيث تُظهر محو أميتك ، وتسمح لك بإعداد مستند يلبي تمامًا الإجراء المعمول به لمعالجة مشكلات العمل وحلها. سيساعد هذا أيضًا في تحديد المرسل إليه ، وهيئة الموافقة والتنسيق والتأكد من محتوى هذه الوثيقة وشكل اختصاص هذه المنظمة.
الخطوه 3
دراسة نصوص الوثائق الإدارية والتنظيمية حتى لا تتعارض الوثيقة الجاري إعدادها معها ولا تكررها. لهذا ، من الضروري أن يكون لديك قاعدة بيانات إلكترونية لمثل هذه الوثائق.
الخطوة 4
اجمع معلومات عن مزايا القضايا التي يتعين حلها ، وقم بإعداد مسودة وثيقة. عند الصياغة ، استخدم نصوص الاستنسل والعبارات والتعبيرات القياسية المستخدمة تقليديًا في مستندات الأعمال. استكشف المستندات الأخرى التي تم تطويرها في مؤسستك أو نظام مؤسسة نظير واتخذ أسلوب كتابتها كأساس.
الخطوة الخامسة
يهدف النص الرئيسي للوثيقة إلى إحداث بعض الإجراءات والإقناع. يجب أن يكون مسببًا ومنطقيًا. يجب التقيد الصارم بالصياغة من الناحية القانونية. في المقام الأول هي متطلبات موثوقية وموضوعية المعلومات المقدمة. يجب أن يكون النص دقيقًا ومفيدًا وموجزًا قدر الإمكان. بطبيعة الحال ، يجب ألا تحتوي على أخطاء نحوية أو علامات ترقيم أو أسلوبية. في حالة ما إذا ذكرت في مستند ما معلومات موجودة في مصدر أو مستند آخر ، يجب أن تشير إلى كل مخرجاته.
الخطوة 6
قم بتحرير مسودة الوثيقة ونسقها مع الأشخاص المخولين بذلك. بعد ذلك ، قم بإعداد المستند وفقًا للمعايير المقبولة ووقعه.
