عند الاتصال ببعض المنظمات ، يتم استخدام خطابات النموذج المحدد. في مثل هذه الحالات ، يتم إصدار قوالب الخطابات عند الطلب. إذا لم يكن هناك نموذج مطور ، يتم تجميع الرسالة بأي شكل ، مع مراعاة بعض الفروق الدقيقة.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإنشاء رأس حرف.
يمكنك تحديد المعلومات التالية - منصب واسم المرسل إليه ، ومنصب واسم المرسل ، وتنظيم المرسل ، ورقم هاتف جهة الاتصال للمرسل. إذا كان المرسل موجودًا في مدينة أخرى ، فيمكنك تحديد العنوان البريدي بالكامل. يوجد الرأس عادةً في الجانب الأيمن من الصفحة.
الخطوة 2
اذكر جوهر الرسالة وقدم أي تعليقات ضرورية.
حاول صياغة الفكرة الرئيسية في جملتين أو ثلاث. ثم قم بالتعليق عليها واكتب بمزيد من التفصيل إذا لزم الأمر. في خطابات الأعمال ، من المستحسن وضع الحقائق والأرقام دون أي عواطف. يجب أن تعكس الرسائل ذات اللمسة الشخصية التجارب الشخصية.
الخطوه 3
أدخل التاريخ ووقع الخطاب.
إذا لزم الأمر ، اشرح سلطتك على أساسها كتبت الرسالة. قد يكون هذا الأساس توكيلًا رسميًا.
الخطوة 4
ضع الرسوم البيانية والجداول والأشكال التوضيحية على ورقة منفصلة.
لا تتوقع أن يطلب المرسل إليه معلومات إضافية. قد لا تتاح لك فرصة ثانية لطرح سؤال مهم. لذلك ، في شكل موجز ، أعط كل الفروق الدقيقة اللازمة.
الخطوة الخامسة
قبل الإرسال ، تأكد من قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ حتى يستمع إليه شخص ما. اسأل المساعد كيف فهم جوهر الرسالة. إذا كانت كلماته لا تتوافق مع الغرض من رسالتك ، فمن المنطقي صياغة الرسالة بشكل مختلف ، لأن المستلم قد لا يفهم أيضًا أهم شيء من وجهة نظرك.
