تنظيم المؤتمر هو عملية يجب تخصيص ثلاثة أشهر على الأقل. بالطبع ، يعرف التاريخ العديد من الأمثلة على الإعداد الناجح للمؤتمرات في غضون أيام قليلة ، ولكن لكي يمر الحدث وفقًا للمعايير ، يستغرق الأمر ثلاثة أشهر على الأقل.
تعليمات
الخطوة 1
بادئ ذي بدء ، حدد موضوع المؤتمر ونوعه ، بناءً على ذلك ، سيتم اختيار القاعة في المستقبل وسيتم تشكيل برنامج الحدث.
الخطوة 2
العنصر التالي هو برنامج العروض وكل ما يتعلق به. حدد وقت المؤتمر ، وعدد المشاركين ، وعدد فترات الراحة ، ووقت بدء المؤتمر وانتهائه. التنسيق مع المتحدثين في توقيتهم.
الخطوه 3
استأجر قاعة بناءً على ما تحتاج لأدائه. يجب أن يكون واسعًا ومريحًا بما يكفي لاستيعاب المشاركين ، والذي تم تحديد عددهم في الخطوة السابقة. يجب أن تكون القاعة مجهزة بجهاز عرض أو لوحة بلازما وكذلك منبر للسماعات.
الخطوة 4
ابدأ في تجنيد المشاركين قبل شهرين ونصف على الأقل من المؤتمر. قم بإنشاء دعوات تتضمن مكان ووقت واسم المؤتمر ، بالإضافة إلى ما سيخصص له. حقق التوازن بين الإيجاز وإمكانية الوصول إلى المواد المقدمة. ابدأ في الاتصال وإرسال رسائل البريد الإلكتروني أو تسليم الدعوات إلى أهم ضيوف المؤتمر شخصيًا أو إرسالها بالبريد.
الخطوة الخامسة
يجب أن يكون لدى جميع موظفي المؤتمر شارة تحمل الاسم الأخير والاسم الأول والمسمى الوظيفي في المؤتمر. على النحو الأمثل ، يجب أن يكون الموقف هو نفسه - "المنظم". في يوم المؤتمر ، يجب أن يكون الاجتماع العام قبل بدء التسجيل بساعة واحدة. ضع الموظفين في بهو المبنى ، عند مخرج المصعد ، وما إلى ذلك. يعد هذا ضروريًا إذا كنت بحاجة إلى القيام بعدة أدوار للوصول إلى مكتب تسجيل الوصول.
