تعد المؤتمرات الصحفية عنصرًا مهمًا في أنشطة العلاقات العامة لأي شركة. بفضلهم ، يمكن لوسائل الإعلام والجمهور المهتم الحصول على معلومات محدثة حرفيًا مباشرة من الممثلين الرسميين لمنظمة معينة ، ويمكن لإدارة الشركات التعبير عن موقفها بشأن القضايا الأكثر أهمية بالنسبة لهم. ولكن لكي يأتي المؤتمر الصحفي بنتائج جيدة حقًا ، يجب تنظيمه بشكل صحيح.
تعليمات
الخطوة 1
إذا تم تكليفك بتنظيم مؤتمر صحفي وعقده ، أولاً وقبل كل شيء ، حدد الهدف الذي تريد تحقيقه: أخبر عن أي نجاح لشركتك ، وجذب انتباه الجمهور إلى بعض المشاكل ، وقدم شخصًا عامًا معينًا في ضوء الفوز ، وما إلى ذلك. ص. ثم اختر مكان ووقت المؤتمر الصحفي. ضع في اعتبارك أنه من الأفضل القيام بهذه الأنشطة في منتصف أسبوع العمل (الثلاثاء - الأربعاء - الخميس) في الصباح أو بعد الظهر ، ولكن في موعد لا يتجاوز الساعة 4 مساءً.
الخطوة 2
اختر مكانًا لعقد مؤتمر صحفي بناءً على القدرات التنظيمية لشركتك وعدد المدعوين المخطط لهم. يرجى ملاحظة أن المقاعد الكافية مطلوبة لأعضاء الصحافة. تأكد مقدمًا من وجود ميكروفونات في الغرفة وشاشات عرض (إذا لزم الأمر) ومساحة خالية لتثبيت كاميرات التلفزيون.
الخطوه 3
قم بعمل قائمة بوسائل الإعلام والمنظمات التي ترغب في رؤية ممثليها في هذا الحدث الخاص بك. قم بإعداد وإرسال البيانات الصحفية والدعوات قبل أسبوعين على الأقل من الحدث المجدول. يُنصح ، بعد إرسال الدعوات ، بالاتصال بالمخاطبين شخصيًا والتعرف على قرارهم بالحضور أو عدم حضور المؤتمر الصحفي. وبالتالي ، لن تحدد عدد الضيوف المستقبليين فحسب ، بل ستذكّر أيضًا بالحدث الخاص بك إذا نسي الناس ذلك أو لم يتلقوا بيانك الصحفي.
الخطوة 4
قم بإعداد مواد العرض التقديمي اللازمة لجميع المشاركين في المؤتمر الصحفي المستقبلي. تتضمن مجموعة أدوات المشاركين عادةً نسخة من البيان الصحفي ، وقائمة بالمسؤولين الذين سيتحدثون في المؤتمر الصحفي بأسمائهم الكاملة ومناصبهم ، وجدول أعمال (ترتيب وموضوعات الخطب) ، ومواد إعلانية وترويجية. يبدو أفضل بكثير إذا تم تصميم جميع مواد العرض التقديمي لكل مشارك كمجموعة واحدة في مجلد الشركة مع شعار المنظمة.
الخطوة الخامسة
إذا كنت تخطط لتقديم الاعتماد للمشاركين ، فأبلغهم مسبقًا بهذا الأمر وأخبرهم بالبيانات التي تحتاجها لذلك (الاسم ، الوظيفة ، تفاصيل جواز السفر ، إلخ). قم بإعداد شارات الاسم مسبقًا لجميع المشاركين ووضع البطاقات على الطاولات التي تشير إلى الأسماء والألقاب الخاصة بالمتحدثين. إذا تم التخطيط للمؤتمر الصحفي لفترة طويلة بما فيه الكفاية ، تأكد من أن ظروف المشاركين فيه مريحة: بوفيه مع المشروبات والوجبات الخفيفة ، غرف للتدخين ودورات المياه ، حدد موعدًا لقضاء فترات الراحة.
الخطوة 6
بعد المؤتمر الصحفي ، تأكد من الاتصال بمكاتب تحرير وسائل الإعلام الحاضرة واسأل عن المواد التي تم إنتاجها نتيجة لذلك. اطلب نسخًا من المنشورات إذا لم يتم الاتفاق عليها مسبقًا.
