إذا كانت منظمتك مسؤولة أو تم تعيينها مسؤولة عن عقد مؤتمر علمي ، فهذه ليست وظيفة مشرفة فحسب ، بل هي أيضًا عمل تنظيمي عظيم ، حيث يجب مراعاة كل الأشياء الصغيرة.
تعليمات
الخطوة 1
إنشاء لجنة تنظيمية للمؤتمر ، يتم تحديد تكوينها بالترتيب. تعيين رئيس لقيادة وتنسيق أعضاء اللجنة. تحديد موعد المؤتمر وشروط عمل اللجنة المشكلة. في الترتيب ، تعكس كيف ستدفع للموظفين الذين هم أعضائها. إرسال إعلان المؤتمر وفي المرفق بيان متطلبات التقارير وحجم الملخصات والموعد النهائي لتقديمها.
الخطوة 2
حدد مصادر التمويل ، يمكن أن يكون هذا التمويل المستهدف من الميزانية ، وجذب الرعاية والتمويل من المشاركين في المؤتمر أنفسهم.
الخطوه 3
أرسل دعوات إلى جميع المشاركين المحتملين في المؤتمر والبرنامج المخطط للمؤتمر. حدد عدد المشاركين والمتحدثين الراغبين في مشاركة تطوراتهم العلمية ونتائج أبحاثهم مع الزملاء. اسأل المشاركين عما إذا كانوا بحاجة إلى حجز غرفة في فندق وإجراء حجز.
الخطوة 4
اتفق مع دار الطباعة على نشر ملخصات التقارير في كتيب منفصل ، وإذا لزم الأمر ، اطلب برنامج الحدث لتوزيعه على المشاركين ، والشارات بأسمائهم والأحرف الأولى واسم المنظمة.
الخطوة الخامسة
وفقًا لعدد المشاركين ، حدد مقدار المساحة التي تحتاجها ، واستأجر غرفة خاصة مجهزة لإقامة أحداث من هذا النوع. فكر في المعدات التي ستحتاج إلى تجهيز إضافي ، وتحقق من توفر العدد المطلوب من منافذ الكمبيوتر ، وشاشات العرض ، وما إلى ذلك. ضع في اعتبارك تشغيل البوفيه ، حيث يمكن للمشاركين في الاجتماع تناول فنجان من القهوة ووجبة خفيفة أثناء فترات الراحة.
الخطوة 6
فكر في برنامج المؤتمر ، إذا لزم الأمر ، قسّمه إلى أقسام. ضع في اعتبارك أين يمكن عقد مثل هذه الأقسام. النظر في خطابات ضيوف المؤتمر والمنظمين والمشاركين في البرنامج. اطلب القرطاسية للمشاركين في المؤتمر - تُعد الشارات ودفاتر الملاحظات والأقلام قياسية.
الخطوة 7
قم بإنشاء حزم من الوثائق والمواد الترويجية والأدوات المكتبية لتسليمها إلى المشاركين في المؤتمر مع الشارات.
