نشأ العمل الأرشيفية فيما يتعلق بالحاجة إلى تجميع المعلومات وتنظيمها وتخزينها. لكن أولاً وقبل كل شيء ، تم إنشاء الأرشيف لتلبية احتياجات السلطات والمواطنين في الحصول على المعلومات المفقودة ، والمحفوظة بعناية في الأرشيف. عندما يكون من الضروري استعادة معلومات حول الأقارب ، أو معلومات ذات طبيعة اجتماعية قانونية أو طبيعة أخرى ، فمن الضروري كتابة طلب إلى الأرشيف المناسب.
تعليمات
الخطوة 1
تحتوي الأرشيفات على قواعد معينة لمعالجة الطلبات الواردة من المواطنين والكيانات القانونية والسلطات ، لذا فإن مفتاح النجاح هو اتباع قواعد بسيطة. أولاً ، يجب أن يحتوي الطلب على معلومات حول المرسل. بالنسبة للفرد ، هذا هو اللقب والاسم الأول والعائلي ، بالنسبة للمؤسسة - الاسم وتفاصيل التعريف.
الخطوة 2
ثانيًا ، في نص الطلب ، يجب أن تشير إلى عنوان المرسل ، وإلا فلن يتمكن عمال الأرشيف من إرسال رد إليك.
الخطوه 3
ثالثًا ، من الضروري صياغة سؤالك بأكبر قدر ممكن من الوضوح. إذا قررت جمع معلومات عن أسلافك ، فلن تحتاج إلى وصف تاريخ عائلتك بالتفصيل. ليست هناك حاجة لصياغة رغبات غامضة ؛ يجب إيلاء اهتمام خاص لصياغة السؤال. الحقيقة هي أنه وفقًا لقواعد التعامل مع طلبات الاستئناف وطلبات المواطنين والمنظمات ، سيذهب طلبك أولاً وقبل كل شيء إلى رئيس الأرشيف للنظر فيه. سيحدد الرئيس تصنيف القضية: أنساب أو موضوعي أو اجتماعي - قانوني. بناءً على طبيعة الطلب ، يقوم مدير الأرشيف بنقله إلى القسم المناسب للتنفيذ. من الواضح أنه كلما كانت الصياغة أكثر غموضًا ، زادت احتمالية الخطأ في تحديد طبيعة الطلب وتعيين منفذه. سوف "يتنقل" الطلب من قسم إلى آخر ، وفي هذه الأثناء سوف تنتظر إجابة.
الخطوة 4
أخيرًا ، من الضروري تحديد نطاق المعلومات المطلوبة ، على سبيل المثال ، كرونولوجية أو إقليمية. لا جدوى من طلب العثور على جميع الأسماء الخاصة بك ، يجب عليك الإشارة إلى الفترة الزمنية والحدود الإقليمية للعثور على أقاربك.
