في المجتمع الحديث ، عندما يتم تقدير كل دقيقة من الوقت ، أصبحت المحادثات الهاتفية هي الشكل الأكثر شيوعًا للتواصل بين الناس. يتواصل الأصدقاء والمعارف والأقارب والأصدقاء بمساعدة الاتصالات الهاتفية ، وتجري مفاوضات العمل. كيف تتحدث في الهاتف بشكل صحيح؟
يجب أن تكون القواعد الأساسية التي يجب اتباعها عند التحدث على الهاتف هي نفسها لجميع الموظفين:
- الرد على جميع المكالمات الواردة.
- التقط الهاتف مباشرة بعد المكالمة دون إجبار العميل على الاتصال بالمنشأة لساعات.
- عند الرد على مكالمة ، لا تنسَ إلقاء تحياتك ، وتسمية المنظمة ، وتقديم نفسك.
- إذا لم يقدم المتصل نفسه ، فابحث بأدب عن الاسم واسم الأب مع العبارة: "كيف يمكنني الاتصال بك؟"
- تحتاج إلى التحدث على الهاتف بشكل صحيح ، ومحاولة عدم السماح بعبارات في المحادثة: "ماذا تحتاج" ، "لا يوجد أحد" ، "لا أعرف شيئًا". هذا يقوض هيبة المؤسسة ويسبب موقفًا غامضًا تجاه الموظفين ، مما يجعلهم يشكون في كفاءتهم المهنية.
- تتبع النطق والتنغيم ومعدل الكلام ، وتأكد من أن المتصل يفهمك جيدًا.
- إذا تم تشغيل خط الهاتف الثاني أثناء محادثة هاتفية ، فأنت بحاجة إلى الاعتذار للمشترك الأول ، والتقاط المتلقي وإبلاغ المشترك الثاني أنك مشغول. احرصي على سؤاله عما إذا كان يتوقع أم ستعاود الاتصال به لاحقًا. عندها فقط تابع المحادثة مع المشترك الأول.
- إذا طلب المتصل موظفًا غائبًا حاليًا ، فتأكد من الاعتذار وتحديد الوقت الذي سيكون فيه في مكان العمل.
- استمع بعناية للمشترك ، وحاول ألا تقاطعه أو تتجادل معه. هذه هي أفضل طريقة للحصول على المعلومات الضرورية من المحاور.
- في نهاية المحادثة ، أشكرك على المكالمة.
هناك بعض التفاصيل الدقيقة عند إجراء محادثات هاتفية مع الأصدقاء والعائلة. لا تنسى قواعد الشكل الجيد. قبل المحادثة نفسها ، يوصي علماء النفس بعمل جملة أو جملتين تمهيديتين ، وعندها فقط يواصلون المحادثة. اسأل صديقًا إذا كان لديه وقت فراغ للتحدث عبر الهاتف. حسب الآداب ، يجب أن يوقف من اتصل المحادثة.
إذا التزمت بهذه الإرشادات البسيطة ، فستكون المكالمات الهاتفية طريقة رائعة للتواصل مع العديد من الأشخاص.
