غالبًا ما ترتبط حياتنا الاجتماعية والتجارية النشطة بالمشاركة في أنواع مختلفة من الاجتماعات - سواء كان ذلك اجتماعًا للمساهمين أو اجتماعًا عامًا لأعضاء جمعية تعاونية أو HOA أو أي اجتماعات عامة أخرى. يتمثل دور هذه الاجتماعات في حل وتوثيق القضايا الحيوية التي تتعلق بأنشطة المنظمات العامة أو الكيانات القانونية. إن الانعكاس الصحيح في وثائق القرارات المعتمدة في الاجتماع يؤكد شرعيتها وهي وثيقة قانونية.
تعليمات
الخطوة 1
من أجل تحرير محضر الاجتماع ، استخدم أوراق الكتابة القياسية A4. يجب أن يحتوي عنوان المحضر على عنوان المستند وجزء تمهيدي يعكس سبب عقد اجتماع المواطنين أو المساهمين.
الخطوة 2
تحت العنوان ، حدد تاريخ الاجتماع والعنوان الذي انعقد فيه ، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الحاضرين. إذا كان الحاضرون قد وضعوا علامة على مشاركتهم وفقًا لورقة التسجيل ، فيجب أن ينعكس ذلك أيضًا في البروتوكول. تعكس شكل الاجتماع: من خلال استطلاع أولي ، أو بأمر خاص مع حضور شخصي ، أو باستخدام شكل مشترك من المشاركة.
الخطوه 3
حدد الألقاب والأسماء الأولى وأسماء عائلات الرئيس وأمين السر المنتخبين من قبل الاجتماع ، وتعكس عدد الأصوات التي تم الإدلاء بها لصالح ترشيحاتهم والمعارضين لها وامتنعوا عنها.
الخطوة 4
صف قائمة القضايا المدرجة على جدول الأعمال ، بدءاً بالمواضيع الأكثر إلحاحاً ، وترقيمها ، وسجلات الكلمات والمناقشات والتصويت لكل قضية ، وابدأ برقمها. في تسجيل الكلمات ، من الضروري الإشارة فقط إلى الجوهر الرئيسي للتقرير المقدم. يجب أن يُذكر بإيجاز ، ولكن بشكل يستبعد الغموض. إذا لزم الأمر ، يمكن إرفاق نص الخطاب بالمحضر. يجب إبداء جميع الملاحظات والملاحظات المتعلقة بجوهر الخطاب مع بيان الأسماء.
الخطوة الخامسة
يجب أن ينتهي السجل الخاص بكل قضية بقرار يتم اتخاذه مع الإشارة إلى نتائج التصويت. بعد نص مناقشة جميع القضايا المدرجة على جدول الأعمال ، أشر إلى أنه تم إعلان إغلاق القرار العام للاجتماع.
الخطوة 6
قم بتوقيع المحضر من قبل رئيس الاجتماع وسكرتير الاجتماع ، وحفظه لدى منظمتك أو رئيسها.
